Les entreprises et les administrations possèdent une multitude d’archives. Celles-ci peuvent aller du simple mail aux actes authentiques en passant par les factures, les contrats, les bulletins de paie, etc.
Tout document peut être archivé. Les archives sont primordiales et sont conservées pour trois raisons principales que sont :
- la production de preuves (en cas de litiges),
- les contrôles fiscaux et sociaux,
- et la préservation de la mémoire de l’entreprise (dimension patrimoniale).
Tendance à la dématérialisation des documents
La tendance actuelle est à la dématérialisation. Cela permet d’avoir un accès plus simple aux documents à travers une GED (Gestion électronique des documents) et au sein de cette GED peut être comprise une dimension archivistique.
On va alors habituellement distinguer deux types de documents qui peuvent être archivés numériquement. Les documents dits classiques, tels qu’un e-mail ; et les documents à vocation probante.
Les documents à valeur probante
Ces derniers représentent les Bulletins de paie, les factures, les contrats, les actes authentiques, les diplômes, etc. C’est-à-dire tous les documents qui ont besoin d’être gardés d’après la législation (française ou autre), dans le but que la conservation des archives soit faite de manière pérenne et intègre en garantissant que le document archivé corresponde bien à l’original et n’a pas été modifié lors de son stockage. Cela sous-entend qu’il soit accompagné de la preuve de son authenticité (signature). Nous savons ainsi qu’une facture client a obligation d’être conservé au moins 3 ans, les dossiers d’accidents du travail au moins 30 ans, les fiches de paie 50 ans… Passée cette date le document doit le plus souvent être détruit et l’entreprise doit apporter la preuve de sa destruction.
La législation autour de l’archivage numérique
Cet archivage légal à valeur probante est encadré par des normes et par la loi.
Pour les documents numériques la loi du 13 mars 2000 (article 1316-1 du Code civil) précise qu’il a la même valeur juridique qu’un document papier, à condition que son auteur soit dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir son intégrité.
Les normes AFNOR Z42-013 et NF Z42-026 répondent aux moyens à employer. En effet, celles-ci délivrent un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et surtout organisationnelles nécessaires à l’enregistrement, au stockage et à la restitution de documents électroniques pour en assurer leur conservation et leur intégrité.
Il existe plusieurs manières de conserver ces documents à valeurs probatoires. De nos jours, le Coffre-Fort électronique reste le plus fiable en termes de sécurité. Dans un monde où la cybercriminalité est de plus en plus présente.
Le coffre-fort électronique, ce n’est ni plus ni moins qu’un espace inviolable, numérique, dans lequel l’entreprise peut déposer tous les documents qu’elle souhaite. Il lui convient ensuite de définir des règles d’accès, de dépose, de retrait et de modification (ainsi qu’on le ferait d’ailleurs avec un coffre-fort en acier.)
Différents prestataires existent qui offrent ces services. Pour l’entreprise qui choisit son fournisseur, elle devra en particulier veiller à ne pas être prisonnière d’une solution technique ou d’un prestataire unique. L’entreprise doit pouvoir récupérer son coffre-fort et accéder à ses archives quand elle veut, même si le prestataire connait des difficultés (qui peut dire que le prestataire sera là dans cinquante ans) ou fait évoluer ses tarifs. Attention en particulier aux solutions qui vous font payer aujourd’hui un stockage sur une très longue durée (une dizaine d’année).
Archiver l’histoire et la mémoire de l’entreprise
Outres cet archivage numérique de documents à valeurs probantes, l’entreprise a intérêt à réfléchir à l’archivage de sa propre histoire : les hommes qui y travaillent, les produits et services qu’elle produit, les lieux d’où elle exerce, etc.
Ces archives ne répondent pas à une obligation légale mais bien plutôt à un choix mémoriel et humain : savoir d’où l’on vient.
Cet archivage « historique » peut être organisé et réalisé par des entreprises spécialisées dans la sauvegarde et la mise en valeur de la mémoire et des archives des entreprises. Leur mission est de retrouver la mémoire des entreprises à travers plusieurs manières, notamment par la récupération des archives (mais également des interviews, des photos, des valorisations de productions, de sites ou d’autres éléments constitutifs de l’histoire d’une entreprise) et de les mettre en valeur à des fins de communication et de management interne ou externe.
Les archives peuvent être gérées de manière différente. Aujourd’hui, il existe encore de nombreuses sociétés qui ont des archives « papier » classées et rangées dans des armoires ou des espaces de stockages physiques (greniers, combles, prestataires extérieurs de stockages).
Ce serait une erreur pour une entreprise ou une administration que de négliger la gestion et la valorisation de sa mémoire et de ses archives. Outre les obligations légales qui peuvent pousser à l’action, un dirigeant avisé aura intérêt à réfléchir et organiser, parfois de façon simple, la génération et le stockage des documents qu’il souhaite voir traverser le temps sans dommage et utiliser au plus grand bénéfice de sa propre entreprise et de ses équipes.
